07.09.2005 Bedeutung von Dokumentenverwaltung steigt weiter
Dokumentensysteme steigen im Wert für die Nutzer - MiCLAS. trägt dem Rechnung und erweitert die Dokumentenverwaltung.
Zahlreiche Unternehmen greifen heutzutage vermehrt auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zurück. Die elektronisch gestützte Verwaltung der Dokumente gewinnt täglich mehr an Bedeutung. Hauptgrund dafür ist die ständig wachsende Prozessorientierung.
Diese Fakten werden in dem Artikel ,, Dokumentensysteme steigen im Wert für die Nutzer " in der aktuellen Ausgabe der ,, Computer Zeitung " (Nr. 36 2005 vom 05.09.2005) mit stichfesten Zahlen untermauert.
Für diese Untersuchung wurden insgesamt 200 Unternehmen im Auftrag der DMS-Akademie befragt. Die DMS-Akademie ist ein Joint-Venture aus den Beratungshäusern Pentadoc und DMS-Consulting.
Stephanie Keil, Geschäftsführerin der Akademie, sieht die wesentlichen Vorteile des DMS-Einsatzes darin, dass nicht nur eine strategische Unternehmenslösung geboten wird, sondern auch die Möglichkeit besteht, eintreffende Unterlagen möglichst früh zu digitalisieren, andererseits diese aber auch langfristig zu lagern. Der DMS-Einsatz im Posteingang hat deshalb stark zugenommen (s. Grafik ). Desweiteren haben sich laut Keil die dafür notwendigen Technologien zur optischen Zeichenerkennung (OCR und ICR) wesentlich verbessert.
Gesetze machen Druck |
| Künftige DMS-Einsatzbereiche in den Anwenderunternehmen in Prozent (Mehrfachnennungen möglich) |
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| München (ms) - Mit 95 Prozent wollen fast alle Unternehmen laut Umfrage in Zukunft eine Dokumentenmanagement-Lösung zur Archivierung aufbewahrungspflichtiger Schriftstücke nutzen. Die Firmen rüsten sich damit für die gesetzlichen Regularien zur Vorhaltung digitaler Unterlagen. Am stärksten steigt das Interesse an der Posteingangsverarbeitung: Im Vergleich zur aktuellen Nutzung ist der Anteil der Betriebe, die in der kommenden Zeit entsprechende Systeme einsetzen wollen, um 17 Prozentpunkte auf 72 Prozent angewachsen. |
Mittlerweile setzen 69 Prozent der Unternehmen auf eine DMS- Technologie,weitere 19 Prozent planen zumindest die Einführung einer entsprechenden Lösung.
Auch wir reagieren auf solche Trends. So bieten wir unseren Kunden nicht nur mehr das im MiCLAS.-Grundmodul enthaltene Standarddokumentensystem, sondern ab der MiCLAS. Version 5.5 eine erweiterte Dokumentenverwaltung.
Keyfeatures dieser neuen Dokumentenverwaltung sind:
- eine einfachere und schnellere Suche
- Vergabe von Schlagwörtern
- Möglichkeit, bereits verknüpfte Dateien weiter zu verknüpfen
- integrierter Emailversand von archivierten Dokumenten
Dadurch ist eine organisiertere,strukturiertere, einfachere und somit vorallem kostengünstigere Arbeitsweise möglich - das papierlose Büro rückt näher.
