11.10.2005 Signatur macht digitale Rechnung zur Urkunde
Rechnungen nur noch elektronisch zu verschicken spart Zeit und Geld. Dank qualifizierter Signaturen gibt auch das Finanzamt seinen Segen.
Geht eine Rechnung in digitaler Form ein, so muss diese durch eine elektronische Signatur als urkundliches Dokument ausgewiesen werden. Erst dann ist eine Rechnung vorsteuerabzugsfähig. Die Pflicht des Rechnungsstellers besteht darin, die Forderung mit einer digitalen Unterschrift zu versehen. Im Gegenzug dazu muss der Empfänger diese Signatur überprüfen. Wie diese auszusehen hat, schreibt in Deutschland das Signaturgesetz vor.
Hierbei bietet der Gesetzgeber verschiedene Verfahren an wie zum Beispiel S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) oder Secure Edifact. Dabei erhält der Rechnungsversender von einem neutralen TrustCenter ein Lesegerät und eine SmartCard, auf der ein individuelles Schlüsselpaar (privater und öffentlicher Schlüssel) gespeichert ist. Bei besagtem TrustCenter sind die genaue Identität des Unterzeichners sowie der öffentlichen Schlüssel hinterlegt. Der Rechnungsempfänger muss im Gegenzug die Signatur über einen Public Key entschlüsseln und archivieren. Dafür wird die Prüfsumme für die Nachricht berechnet und mit dem empfangenen Hashwert verglichen.
Eine Übereinstimmung beweist die Unversehrtheit der eingegangenen Rechnung
Die Funktionen ,,signieren" und ,,verschlüsseln" erfolgen mit der Signaturkarte. Archiviert werden müssen die Belege auf beiden Seiten, und zwar für zehn Jahre und in unabänderlicher Form, beispielsweise im gesicherten PDF-Format auf einer CD-ROM. Auch das Zertifikat als Nachweis der Echtheit und Unversehrtheit der Daten bedarf der Archivierung.
Um die Buchhaltung zu entlasten sollten Anwender ganzheitliche Lösungen einsetzen, die sowohl papierbasierte Rechnungen verarbeiten als auch elektronisch signierten Datenaustausch zulassen.
Die für eine digitale Signatur erforderliche SmartCard inklusive Lesegeräte und Software kann bei der örtlichen IHK angefordert werden und wird nach der Personalisierung von einem TrustCenter geliefert. Ob das Zertifikat einer Rechnung gültig ist, kann der Rechnungsempfänger bereits mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader (ab Version 6) überprüfen.
Die wesentlichen Vorteile solcher digitalen Rechnungen sind:
- Kosten für Papier, Ausdruck und Porto entfallen (mittlere Kostensenkung um bis zu 80%)
- erhebliche Zeiteinsparungen
- Verringerungen der Kosten für die Erfassung und Prüfung der Papierrechnungen
- die gesetzeskonformen Signatur ermöglicht es den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ohne zusätzlich Vorlage der Papierrechnung
- ansehnliche Zinsgewinne können erzielt werden
- vollautomatische Archvierung elektronischer Rechnungen führt zu einer effizienteren und komfortableren Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Übersicht über von RegTP zugelassenen TrustCentern:
| Name | Zertifikat | Zeitstempel |
| TeleSec | x | x |
| signtrust | x | x |
| D-Trust | x | x |
| TC TrustCenter | x | x |
| AuthentiDate | - | x |
| DATEV | x | x |
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